Bij het afsluiten van een huurovereenkomst voor kantoorruimte wordt wel opgenomen wat je huurt, voor hoe lang je het huurt, wat je betaalt en wie verantwoordelijk is voor welk onderhoud. Maar op welk niveau dat onderhoud moet worden uitgevoerd, blijft vaak onbenoemd. In de praktijk blijken niet alle verhuurders evenveel aandacht te besteden aan het onderhoud en worden grote onderhoudsuitgaven soms doorgeschoven naar een volgend jaar. Dat terwijl je als huurder graag op een fatsoenlijke manier je bedrijf wilt kunnen runnen in een goed functionerend pand. Je betaalt immers toch ook een nette huurprijs?
De Nederlandse norm NEN 2767 biedt een objectieve methode om de technische staat van gebouwen en installaties in kaart te brengen. Dit artikel legt uit wat NEN 2767 inhoudt, waarom het relevant is voor huurders van kantoorruimte, en welke voordelen het oplevert. Ook bespreken we de rol van een Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP) en geven we drie praktische tips voor huurders.
De overgrote meerderheid van de huurovereenkomsten die in Nederland voor kantoren worden afgesloten, worden opgesteld op basis van het modelcontract van de ROZ. De standaardbepalingen in ROZ-huurovereenkomsten (zoals opgenomen in de algemene bepalingen) zijn vaak beperkt in de mate waarin zij specifieke eisen stellen aan het niveau van onderhoud of instandhouding. Hoewel de verantwoordelijkheid voor onderhoud in het contract wordt benoemd, ontbreekt vaak een objectieve normering van wat “goed” of “voldoende” onderhoud betekent. Hierdoor ontstaan er regelmatig discussies tussen huurders en verhuurders over de feitelijke staat van het pand en de naleving van onderhoudsverplichtingen.
De toepassing van NEN 2767 kan hierin uitkomst bieden. Door deze norm expliciet op te nemen in de huurovereenkomst, bijvoorbeeld als referentie bij oplevering, tijdens periodieke controles of bij geschillen, ontstaat er duidelijkheid en eenduidigheid over het vereiste onderhoudsniveau.
NEN 2767 is een Nederlandse norm die is opgesteld door het Nederlands Normalisatie-instituut (NEN) en biedt een gestandaardiseerde methode voor conditiemeting van bouw- en installatiedelen. Deze methode maakt het mogelijk om op objectieve wijze de technische staat van een gebouw vast te stellen. De conditiemeting wordt weergegeven in scores van 1 (uitstekend) tot 6 (zeer slecht), waarbij rekening wordt gehouden met aspecten zoals veroudering, gebreken en gebruiksschade. Deze uniforme beoordeling maakt communicatie tussen gebouweigenaren, beheerders, onderhoudspartijen en huurders eenvoudiger en transparanter. Deze conditiescores zijn hieronder uitgewerkt.
Gebreken aan afwerklagen, materialen, onderdelen en constructies als gevolg van veroudering komen niet voor. Installaties functioneren storingsvrij waardoor de bedrijfszekerheid is gewaarborgd. Bedrijfsonderbrekingen als gevolg van uitval van installaties enz. vinden niet plaats. Gebreken in de vorm van lichte mechanische beschadigingen of van esthetische aard kunnen incidenteel worden aangetroffen. Verder kunnen goed uitgevoerde reparaties voorkomen. Ten aanzien van het totale gebrekenbeeld geldt dat bouw- en installatiedelen in een uitstekende en vakkundig uitgevoerde staat verkeren.
Gebreken aan bouw- en installatiedelen in de vorm van materiaalaantasting en veroudering van afwerklagen, materialen, onderdelen en constructies komen incidenteel voor. Installaties functioneren, op een enkele uitzondering na, storingsvrij waardoor de bedrijfszekerheid is gewaarborgd. Bedrijfsonderbrekingen als gevolg van uitval van installaties enz. vinden nagenoeg niet plaats. Gebreken, zoals verweringsverschijnselen, worden slechts plaatselijk gesignaleerd. De bouwof installatiedelen kunnen zichtbare vuilaanslag (milieu) vertonen. Ten aanzien het totale gebrekenbeeld geldt dat de bouw- en installatiedelen als goed kunnen worden beoordeeld. Dit duidt op een goed ontwerp, goede detaillering, alsook een gedegen uitvoering en montage.
Bouw- en installatiedelen vertonen plaatselijk gebreken aan afwerklagen, materialen, onderdelen en constructies. Een enkel probleem met vocht en tocht kan het gevolg zijn. Het functioneren van de installaties kan een enkele keer worden verstoord. De gebreken hebben geen invloed op het functioneren van het bouw- of installatiedeel. Het bedrijfsproces wordt niet geschaad. Gebreken, in de vorm van verwering enz., kunnen plaatselijk tot regelmatig voorkomen. Regelmatig kunnen goed uitgevoerde en duurzame reparaties worden vastgesteld. Ook kunnen plaatselijk reparaties met minder geschikte middelen zijn uitgevoerd. Een bouw- of installatiedeel kan in zijn geheel een zichtbare vuilaanslag (milieu) vertonen. Ten aanzien van totale gebrekenbeeld wordt de technische staat als redelijk gekwalificeerd. De kwaliteit van de toegepaste materialen en/of gebreken in ontwerp, detaillering en uitvoering speelt hierin een rol van betekenis.
Bouw- en installatiedelen vertonen regelmatig gebreken aan afwerklagen, materialen, onderdelen en constructies. Plaatselijk kunnen storingen in het functioneren van het bouw- of installatiedeel optreden. Overlast en onbruikbaarheid van bouw- en installatiedelen (bijvoorbeeld als gevolg van lekkages) kunnen zich per jaar enkele keren voordoen. Het aantal storingen bij de installaties neemt toe. De bedrijfszekerheid van installaties is matig gewaarborgd. Er kunnen bedrijfsonderbrekingen voorkomen. Ten aanzien van het totale gebrekenbeeld worden de bouw- en installatiedelen als matig beoordeeld. Dit kan mede worden veroorzaakt door fouten in materiaalkeuze, ontwerp en/of uitvoering.
Bouw- en installatiedelen vertonen in aanzienlijke mate gebreken aan afwerklagen, materialen, onderdelen en constructies. De primaire functies van onderdelen die het functioneren van bouw- of installatiedelen beïnvloeden, zijn dan niet meer gewaarborgd. Het functioneren van de installaties is niet meer gewaarborgd. Regelmatig kunnen bedrijfsonderbrekingen plaatsvinden. Het totale gebrekenbeeld van de bouw- en installatiedelen is slecht. Oorzaak zijn de structurele gebreken in de materialen, het ontwerp en/of de uitvoering. Er treden regelmatig storingen op in het functioneren van het bouw- of installatiedeel.
De conditie van bouw- en installatiedelen is zo slecht dat het niet meer te classificeren is onder conditie 5. Er is sprake van een maximaal gebrekenbeeld en voortdurend treden storingen op in de functievervulling van bouw- en installatiedelen.
Een MJOP is een plan waarin het toekomstige onderhoud van een gebouw systematisch is uitgewerkt, vaak gebaseerd op de bevindingen uit de NEN 2767-conditiemeting. Het MJOP geeft inzicht in de te verwachten onderhoudskosten over een periode van bijvoorbeeld de komende 5 of 10 jaar. Door inzage in het MJOPis er transparantie is over de onderhoudsplannen van de verhuurder en kan worden vestgesteld of er voldoende budget is gealloceerd om deugdelijk onderhoud uit te voeren.
Neem contact op of plan een adviesgesprek in.
