Na jaren van laagconjunctuur hebben vele organisaties de weg naar voren weer gevonden. Kostenbesparingsprogramma’s hebben plaats gemaakt voor groeistrategieën. War for talent is het nieuwe adagium geworden. Om dat talent te kunnen binden, moeten de beste kantoren worden gehuurd en ingericht als heuse huiskamers met chill-hoeken.

Doordat er in de ‘slechte jaren’ weinig tot niets is bijgebouwd en veel kantoorruimte is getransformeerd naar bijvoorbeeld woonruimte, is na het aantrekken van de economie een run ontstaan op de betere kantoorgebouwen. Diverse makelaarsorganisaties luiden inmiddels de noodklok, omdat in de grote steden nog amper goede kantoorruimte valt te huren. Wil je kantoorruimte huren waar je jouw nieuwe talenten tevreden mee kan stellen, dan ben je in competitie met andere bedrijven. Onder die druk is het toch verstandig om bij de onderhandeling stil te staan bij de onderstaande aspecten – voor wanneer er een economische recessie komt en de tijd aanbreekt dat er opnieuw kosten moeten worden bespaard.

1. Krimpmogelijkheden in huurovereenkomsten

Hoe onwaarschijnlijk het nu wellicht klinkt, is het juist nu de tijd om krimpmogelijkheden en break-opties in huurovereenkomsten te onderhandelen. Zelfs als deze gepaard gaat met een vooraf afgesproken vergoeding, is dat vaak voordeliger dan de gevolgen moeten ervaren van het jarenlang doorhuren van overtollige kantoorruimte voor een prijs uit ‘betere tijden’.

2. De huurdersoptie

Een andere manier van flexibiliteit inbouwen is de huurdersoptie. Het is te overwegen om een kortere huurtermijn af te spreken, met één of meerdere huurdersopties. Dat wil zeggen dat na verloop van een huurperiode alleen de huurder mag opzeggen. Zo heb je als huurder wel de zekerheid om voor een langere periode in het kantoor te kunnen blijven huren, maar zijn er mogelijkheden als huurder om eerder te beëindigen.

3. Clausule markthuurprijsherziening

Verwacht je dat aan het einde van de eerste of tweede periode de huurprijzen zijn gedaald? Dan is het wellicht goed om nu een clausule op te nemen dat de huurprijs kan worden aangepast naar het markthuurprijsniveau op dat moment. Door een artikel op te nemen in de huurovereenkomst voor een formele markthuurprijsherziening, heb je bij voorbaat al een strak gedefinieerd proces om tot een herziene huurprijs te komen.

4. Incentives over de huurtermijn verdelen

Voor zover er nog sprake is van incentives, is er de keuze om die als eerste maanden van de huurovereenkomst als ‘huurvrije periode’ op te nemen of om deze in de vorm van een gespreide huurkorting te laten uitbetalen. Tijdens de financiële crisis was de laatste optie vooral populair onder verhuurders die bang waren om huurvrije perioden aan het begin van een huurovereenkomst te verstrekken om kort daarna te zien dat de huurder failliet ging. Voordeel voor de huurder kan zijn dat als de economie wat minder wordt, de huurkosten voor de hele huurtermijn alvast op een realistisch niveau zitten.

5. Huurtermijn beperken

In tijden van voorspoed is het erg verleidelijk voor verhuurders om huurovereenkomsten af te dwingen van bijvoorbeeld 10 jaar. Voor de meeste bedrijven is het moeilijk te voorspellen wat de business in de komende 12 maanden gaat doen. Laat staan in 10 jaar. Huurovereenkomsten voor langer dan 5 of 6 jaar zijn daarom alleen aan te raden als je bijna 100% zeker bent dat je die ruimte ook echt zo lang en volledig nodig hebt. Op de lange termijn is het bijna altijd voordeliger om een iets hogere huurprijs te betalen voor een huurcontract die enige flexibiliteit biedt. Er zijn natuurlijk uitzonderingen: een nieuwbouwproject huren is  nauwelijks mogelijk zonder lang huurcommitment. Maar ook in die situaties is het raadzaam om flexibiliteit in te bouwen (zie #1).

6. Exploitatieverplichting uitzonderen

Standaard huurovereenkomsten van de Raad voor Onroerende Zaken (ROZ) bepalen dat een huurder zijn pand voor de hele duur van de overeenkomst volledig moet gebruiken én ingericht houden. Maar wat nu als de zaken niet meer zo goed gaan en er simpelweg de mensen niet meer zijn? Of als vestigingen moeten worden samengevoegd? We raden daarom aan om de  exploitatieverplichting in de ROZ huurovereenkomst uit te sluiten. Zeker in een multi-tenant gebouw is dit goed te onderhandelen, waardoor veel problemen kunnen worden voorkomen als in de toekomst blijkt dat de ruimte simpelweg niet meer nodig is. Hoe onfortuinlijk het kan zijn, blijkt wel uit het vonnis uit 2008 in de zaak NSI vs. Ernst & Young (ECLI:NL:RBZUT:2008:BC8393).

7. Onderhuur / overdracht

Het klinkt vanzelfsprekend, maar vaak wordt het vergeten. Zorg ervoor dat je toestemming krijgt om de kantoorruimte onder te verhuren of zelfs de huurovereenkomst over te mogen dragen. Er zijn nog maar weinig verhuurders die er moeite mee hebben om het recht tot onderverhuur in de overeenkomst op te nemen, mits op redelijke gronden een onderhuurder kan worden geweigerd.

Conclusie en advies

Wij hopen dat de volgende dip zich voorlopig nog niet voordoet. Dat de dip weer een keer komt, is zeker. Als huurders kan er alvast op voorbereid zijn door deze tips te volgen. In de praktijk zien we dat veel van deze aspecten bespreekbaar zijn. Voor dit moment vertaalt het zich niet meteen in financieel voordeel, maar zodra het economisch tij anders is, blijken deze contracten goud waard.

Foto credits: Simone Hutsch

Wilt u onze nieuwsbrief ontvangen?

U gebruikt een verouderde browser van Internet Explorer die niet meer wordt ondersteund. Voor optimale prestaties raden wij u aan om een nieuwere browser te downloaden. Hiervoor verwijzen wij u door naar:

browsehappy.com sluiten