In minder dan 700 dagen wordt het aangescherpte bouwbesluit van kracht voor kantoorgebouwen. In 2018 is aan het bouwbesluit toegevoegd: “vanaf 1 januari 2023 verboden is een kantoorgebouw in gebruik te nemen of te gebruiken zonder een geldig energielabel met een energie-index van 1,3 of beter”. Hoewel de verantwoordelijkheid naar onze opvatting vooral bij de eigenaar ligt, schuilen er weldegelijk risico’s voor de gebruikers achter de nieuwe regelgeving. Afhankelijk van wat er in een huurovereenkomst is afgesproken, bepaalt welke maatregelen voor wiens rekening komen. Ten slotte kan het bevoegd gezag er voor kiezen het pand te sluiten wanneer er niet aan de plicht wordt voldaan. Hoewel duurzaamheid al geruime tijd aan aandacht wint, zien we dat een deel van de gebruikers nog onvoldoende bewust is van de energieprestatieplicht per 2023 en de mogelijke risico’s.
Een energie-index van 1,3 is beter bekend als “label C”. Uit onderzoek van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) blijkt dat op 1 juli 2020 nog maar slechts 34% van de label-plichtige kantoorpanden aan deze eis voldeed. De verwachting van RVO is dat op 1 januari 2023 veel panden nog niet zullen voldoen aan de nieuwe verplichting. Het bevoegd gezag kan gaan handhaven. Het is echter onduidelijk wat deze handhaving in de praktijk betekent. Gemeenten hebben de vrijheid of en hoe ze willen handhaven. De verwachting is dat gemeenten deze taak zullen neerleggen bij de Omgevingsdiensten. Eerst zal preventief en correctief worden opgetreden en uiteindelijk pas regressief. Dat laatste zal naar alle waarschijnlijkheid gaan gebeuren onder toepassing van de last onder dwangsom. In de praktijk betekent het dat er nog heel wat stappen aan vooraf gaan alvorens er boetes worden uitgedeeld. Als ook dwangsommen niet leiden tot naleving van de label C-verplichting, kan het bevoegd gezag overgaan tot sluiting van het kantoor. De verwachting is dat dit slechts incidenteel zal gebeuren.
Bij een verhuur- of verkooptransactie van utiliteitsbouw is het sinds 2008 sowieso al verplicht om een energieprestatiecertificaat te hebben. In de praktijk is hier zeer weinig op gehandhaafd. Overigens is de C-label verplichting niet het eindstation: vanaf 2030 moeten alle kantoorgebouwen minimaal beschikken over label A en in 2050 moeten ze zelfs helemaal energieneutraal zijn.
In 2017 gaven wij al in ons artikel “Gevolgen C-label nu al effectief” aan dat het verstandig was om voor te sorteren op de nieuwe situatie. Inmiddels zijn we drie jaar verder. Als jouw gebouw nog niet beschikt over minimaal label C is het de moeite waard om verder te lezen en actie te ondernemen.
Voor verschillende kantoorgebouwen gelden er uitzonderingen. Het is voor bepaalde panden niet realistisch of mogelijk om te voldoen aan deze eisen. Indien een kantoor voldoet aan één van onderstaande voorwaarden, wordt deze vrijgesteld van de energieprestatieplicht.
Uit onderzoek van Sira Consulting (in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken) blijkt dat men verwacht dat 30% van de kantooreigenaren een beroep zullen doen op de hardheidsclausule.
De meeste huurders hebben een huurcontract naar het model van de Raad voor Onroerende Zaken (ROZ). De algemene bepalingen (behorende bij de modelhuurovereenkomst kantoorruimte 2015) stelt dat “verhuurder verantwoordelijk is voor het verkrijgen en behouden van de vergunningen, ontheffingen en toestemmingen benodigd voor het gebruiken van het gehuurde”. Dit houdt in dat wanneer een verhuurder met huurder is overeengekomen dat het gehuurde zal worden verhuurd als kantoorruimte, de verhuurder moet zorgen dat het gehuurde de eigenschappen heeft om als zodanig te kunnen worden gebruikt. Wanneer dit niet het geval is, is er sprake van een gebrek. In het geval van een gebrek is het voor huurder mogelijk om een schadevergoeding te claimen of zelfs een huurovereenkomst te ontbinden.
Heb je een contract dat al wat langer loopt? Dan wordt het even opletten. In ROZ 2003 modelcontracten wordt de huurder vooral verantwoordelijk gehouden voor de gevolgen van nieuwe overheidsvoorschriften. Verhuurders kunnen op basis van deze huurovereenkomst de kosten voor het voldoen aan de wetgeving bij huurder neerleggen. Het ROZ 2015-model is op dit punt wat meer huurdervriendelijk en maakt een onderscheid tussen de bestemming van het gebouw en het gebruik die huurder eraan wil geven. Dit onderscheid is belangrijk wanneer het gaat om het verdelen van de kosten. Op basis van het ROZ 2003‑model komen ook veel ‘vernieuwingskosten’ voor rekening van de huurder.
De label C-verplichting heeft raakvlakken met andere milieuregelgeving, waarvan de verantwoordelijkheid volledig bij de huurder ligt. Dit zijn bijvoorbeeld de Energiebesparingsplicht, de Informatieplicht energiebesparing voor Wet milieubeheer-inrichtingen en de Europese Energie-Efficiency Richtlijn (EED).
Op grond van het Activiteitenbesluit milieubeheer zijn bepaalde bedrijven en instellingen verplicht om alle energiebesparende maatregelen uit te voeren met een terugverdientijd van vijf jaar of minder (Energiebesparingsplicht ). De Energiebesparingsplicht geldt voor alle inrichtingen die jaarlijks meer dan 50.000 kWh elektriciteit verbruiken of meer dan 25.000 kubieke meter gas (verbruik van ca 400 m² kantoorruimte). Aan de hand van van de Erkende Maatregelenlijst (EML) kan je nagaan welke maatregelen zich binnen vijf jaar terugverdienen. Voor de sector kantoren is een lijst opgesteld en dient als hulpmiddel voor ondernemingen om aan de energiebesparingsverplichting te voldoen.
De Informatieplicht energiebesparing is gerelateerd aan de Energiebesparingsplicht en houdt in dat deze bedrijven die onder de Energiebesparingsplicht vallen, moeten rapporteren welke energiebesparende maatregelen zij hebben uitgevoerd. Het bevoegd gezag bepaalt aan de hand daarvan bij welke bedrijven controles worden uitgevoerd.
De Europese Energie-auditplicht (EED) verplicht bedrijven met meer dan 250 medewerkers (vanaf ca. 3000 m² kantoorruimte) of een omzet vanaf € 50 miljoen en een balanstotaal vanaf € 43 miljoen om elke vier jaar een energie-audit te laten uitvoeren. Dit geeft bedrijven inzicht in het energieverbruik en de mogelijkheden om energie te besparen.
Op het moment dat het bevoegd gezag per 1 januari 2023 besluit daadwerkelijk te handhaven kan dat betekenen dat jouw eigen kantoor op slot gaat.
Huur je een kantoorruimte dat niet zal voldoen aan de energieprestatieplicht? Dan is het belangrijk om nu actie te ondernemen. Ga met je verhuurder in overleg en vraag welke maatregelen hij zal nemen om aan de wettelijke eisen te kunnen voldoen. Het plaatsen van zonnepanelen, ledverlichting, of kleine aanpassingen aan de installatie kunnen al helpen om de energielabel C-norm te halen, zonder ingrijpende verbouwingen. Bij oudere gebouwen zullen aanpassingen in de thermische schil vaak het verschil moeten maken. Kantoorgebouwen met een energielabel D, E of F kunnen volstaan met aanpassingen die in het gebouw zelf tot een opwaardering leiden. Bij kantoorgebouwen met een energielabel G zijn ook bouwtechnische aanpassingen vereist, bijvoorbeeld isolatie van de gevel, vloer en het dak. Ingrijpende aanpassingen hebben niet alleen tijd nodig om te realiseren, maar betekenen ook dat je de kantoorruimte voor een bepaalde tijd niet kunt gebruiken. Of op zijn minst met veel overlast gepaard gaat.
Verhuurders hebben zelf ook belang bij het upgraden van het gebouw. Als het al niet op de eerste plaats is om huurders tevreden te houden en potentiële claims te voorkomen, dan is het wel omdat banken geen financieringen meer verstrekken voor gebouwen met een label lager dan C. En dat maakt een kantoorbelegging praktisch onverkoopbaar.
RVO ondersteunt het nemen van energiebesparende maatregelen met een aantal subsidies. Bekijk daarvoor de subsidiewijzer.
De nieuwe duurzaamheidseis aan kantoorruimte moet niet alleen als risico gezien worden, maar ook als kans: in veel gevallen is er een prima businesscase te maken, die niet alleen leidt tot financiële besparingen, maar ook tot een hoger werkcomfort, betere productiviteit en lager ziekteverzuim.
In een gesprek met de verhuurder zal de verdeling van de kosten daarom ook aan de orde zijn en daarmee ook eventuele andere condities in de huurovereenkomst. Dat biedt ook kansen om de huurovereenkomst in zijn geheel te heronderhandelen. Zeker nu door de gevolgen van Covid-19 de kantorenmarkt weer langzaam verandert van een verhuurdersmarkt naar een huurdersmarkt.
Heb je nog meer ambities op het gebied van duurzaamheid? Dan biedt het onderhandelen van een zogenaamde greenlease clausule een oplossing. Daarin kun je bijvoorbeeld afspreken dat toekomstige investeringen in duurzaamheid door verhuurder worden uitgevoerd. Als die resulteren in lagere energiekosten voor huurder, dan deelt de huurder de voordelen met de verhuurder. Daarnaast biedt het de mogelijkheid om procesafspraken op te nemen om doorlopend te verduurzamen.
Wanneer met de verhuurder geen overeenstemming bereikt kan worden over de vereiste aanpassingen, is er nog geruime tijd om alternatieve huisvesting te zoeken. In het makkelijkste geval kan je als huurder de overeenkomst beëindigen door opzegging als de huurovereenkomst vóór 2023 eindigt (hou rekening met de opzegtermijn van meestal 12 maanden). In het alternatieve geval zal je de overeenkomst moeten ontbinden op grond van een gebrek. Of, wanneer de verhuurder een gebrek moet opheffen en hij daarmee in verzuim blijft, kan je als huurder het gebrek zelf verhelpen en de kosten daarvan in mindering brengen op de huurprijs. Dat laatste zit je als huurder natuurlijk niet op te wachten vanwege de enorme rompslomp en het feit dat je aanzienlijke investeringen dus moet voorschieten. In een verzamelgebouw wordt dat zelfs nog lastiger vanwege de ondeelbaarheid van de ingrepen.
Per 1 januari 2023 moet je kantoorruimte beschikken over minimaal energielabel C, met het risico dat je de kantoorruimte niet meer mag gebruiken. Gelukkig zijn er nog ongeveer 700 dagen te gaan voor dit realiteit is. Ook als is het niet de verwachting dat meteen op 1 januari 2023 de handhavers op de stoep staan, is nu hét moment aangebroken om in gesprek te gaan je verhuurder en de alternatieven eens op een rijtje te zetten.
Het energielabel opvragen kan eenvoudig en gratis op De website EP-Online van de Rijksoverheid verstrekt informatie over het label, de energie index en vervaldatum van elk pand.
Meer informatie over energiebesparing en andere verwachte regelingen kan je lezen op de website van de Kamer van Koophandel.
Ben je benieuwd op welke wijze Redept jouw organisatie kan helpen om goede afspraken te maken? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking.
Photo by Matthew Waring on Unsplash
