Naast de huur betaalt u als huurder ook servicekosten voor de levering van aanvullende diensten. Over de kwaliteit is in de huurovereenkomst vaak niets vastgelegd. Terwijl dit tot wel een kwart van de huisvestingskosten betreft en in grote mate uw huurgenot bepaalt. Nu zijn er over servicekosten recentelijk diverse interessante rechtszaken gevoerd. Voor ons aanleiding om u hierover te informeren.

Waaruit zijn de servicekosten opgebouwd?

In de servicekosten treft u allerhande zaken aan die vanuit praktisch oogpunt beter door de verhuurder geregeld kunnen worden of omdat bepaalde voorzieningen ten behoeve van meerdere huurders worden uitgevoerd. In veel gevallen staat in de huurovereenkomst hooguit een opsomming van in algemene termen omschreven leveringen en diensten. Maar in bijna alle gevallen ontbreekt een omschrijving van de kwaliteit van die diensten of de frequentie ervan, zoals glasbewassing en schoonmaak. Het loont de moeite om afspraken te maken over serviceniveaus in bijvoorbeeldService Level Agreements.

Technische staat installatie en de hoogte van de servicekosten

Naast levering van nutsvoorzieningen is de post ‘dagelijks onderhoud en kleine herstellingen’ een aanzienlijke post in de afrekening. Ook hier schuilt een flinke adder onder het gras. Terwijl u als huurder er belang bij heeft om er fatsoenlijk – maar kostenbewust – bij te zitten, heeft de verhuurder er alle belang bij om het pand in formidabele staat te onderhouden. De rekening voor het onderhoud ligt bij de huurder, dus oplettendheid is geboden. Zijn alle in rekening gebrachte kosten wel noodzakelijk geweest?
Groot onderhoud en vervanging komen normaliter voor rekening van een verhuurder, zoals bijvoorbeeld het vervangen van een verwarmingsketel. In de praktijk worden dergelijke vervangingen vaak pas gedaan ruim na het verstrijken van de economische levensduur. Maar dat zorgt wel voor veelvuldig storingsonderhoud en een hoog verbruik. En die rekening komt wederom bij de huurder te liggen.
Een prestatiemeting van de installaties kan inzichtelijk maken wat de kwaliteit van de installaties is en het effect hiervan op de energie- en onderhoudsnota.

Contract management dienstenpakket

De servicekosten worden een-op-een doorberekend met veelal een opslag van 5% als vergoeding voor “administratiekosten”. Dit is een vergoeding voor de beheerder die namens de verhuurder het servicepakket verzorgt. De beheerder, die in opdracht van de verhuurder werkt, heeft er dus allerminst belang bij om de kosten te reduceren.

Verrekening van servicekosten

Bij het afsluiten van de huurovereenkomst wordt een voorschotbedrag servicekosten per vierkante meter afgesproken. Het voorschot wordt samen met de huur geïncasseerd en achteraf verrekend met de daadwerkelijke kosten. Een wettelijke regeling ontbreekt, dus het komt aan op de bepalingen van de huurovereenkomst. In de doorgaans gebruikte algemene bepalingen is opgenomen dat de verhuurder elk jaar een afrekening van de servicekosten dient te verstrekken. Overschrijdt de verhuurder de termijn, dan komt daarmee zijn recht om alsnog af te rekenen niet te vervallen.

Nieuwe kostenposten

Dat kan anders komen te liggen als de verhuurder – nadat er over een bepaald jaar is afgerekend – nieuwe kostenposten in rekening brengt. Het systeem van voorschotbetalingen en een jaarlijkse eindafrekening is immers bedoeld om de huurder in staat te stellen om na te gaan of de kosten terecht of onterecht in rekening zijn gebracht en daarover een vruchtbare discussie met de verhuurder te voeren. De huurder mag er dus in principe vanuit gaan dat in rekening gebrachte en door hem betaalde servicekosten finaal voldaan zijn, zonder dat hij bedacht hoeft te zijn op nieuwe kostenposten.
Overigens is in de meeste overeenkomsten wel opgenomen dat een verhuurder – mits vooraf medegedeeld – het recht heeft de omvang van de diensten naar eigen inzicht uit te breiden of in te perken of het voorschotbedrag aan te passen. Daar heeft hij uw goedkeuring dus niet voor nodig.

Verdeelsleutel kosten huurder en verhuurder

Het lijkt nog eenvoudig als u de enige huurder bent van het gebouw, maar het wordt minder transparant als u met meerdere huurders in één complex huurt. Er dient een verdeelsleutel te worden toegepast die zorgt voor een eerlijke verrekening van de daadwerkelijke kosten. Bij leegstand kan het voorkomen dat kosten ten onrechte worden verdeeld over de resterende huurders.

Geen verjaring

Het kan voorkomen dat de verhuurder dermate laat is met het opeisen van de afrekening van servicekosten, dat sprake zou kunnen zijn van verjaring. Daarbij is van belang op welk moment de vordering tot afrekening opeisbaar is. In een uitspraak van de Kantonrechter Haarlem ging het om een afrekening over 2005 die in 2007 aan de huurder was verstrekt en in februari 2011 door de verhuurder werd opgeëist. De huurder was van mening dat de verjaringstermijn van vijf jaar vanaf 1 januari 2006 was gaan lopen (direct na afloop van 2005), maar volgens de Kantonrechter was het moment waarop de afrekening aan de huurder was verstrekt, beslissend. In dit geval in 2007. Van verjaring was dus geen sprake. De huurder van bedrijfsruimte dient er dus rekening mee te houden dat de verhuurder jaren later alsnog servicekosten kan afrekenen.

Verkeerde voorstelling

Nogal wat huurders hebben zich bij het nemen van een beslissing over huisvesting laten leiden door de opgegeven kosten voor huur en services. Na de eerste afrekening blijkt dat de totale kosten veel hoger zijn en blijkt het aangegeven niveau van de servicekosten een vals lokkertje. Een interessante uitspraak hierover was de zaak Hanchen vs. Heijmans: Hanchen huurde in 2007 een kleine ruimte waarbij een voorschot over de servicekosten van € 15 per m² per jaar werd overeengekomen. De werkelijke kosten bedroegen in 2007 echter ca. € 35 per m², in 2008 ca. € 37 per m², in 2009 ca. € 49 per m² en in 2010 ca. € 48 per m². De rechter vond niet aannemelijk dat door de stijging van de energiekosten en de prijzen van de onderhoudscontracten de servicekosten in één jaar tijd meer dan verdubbelden. De rechter vindt het aannemelijk dat verhuurder Heijmans ervan op de hoogte was dat het voorschot van € 15 per m² niet toereikend zou zijn, gezien de explosieve stijging van de kosten daarna. De rechter vindt dat Hanchen in tegenstelling tot Heijmans geen in de vastgoedmarkt ingevoerde professionele partij is. De mededelingsplicht van Heijmans gaat dus boven de onderzoeksplicht van Hanchen. De kantonrechter heeft de werkelijk servicekosten in 2007 en 2008 vastgesteld op € 20 per m², over de jaren 2009 en 2010 op € 25 per m² en over 2011 op € 30 per m².

Auditrecht

In de meeste huurovereenkomsten is opgenomen dat de verhuurder elk jaar een gespecificeerde servicekostenafrekening verstrekt. Daar moet u het dus mee doen. Als huurder heeft u dus niet zonder meer recht op inzage in de boeken. Wij raden daarom ook altijd aan om in het contract te bedingen dat de huurder het recht heeft om boekenonderzoek te verrichten bij de verhuurder in geval van discussie. Een jaarlijks boekenonderzoek geeft u inzicht, maakt bewust en leidt tot besparingen. Daarnaast is in de meeste overeenkomsten opgenomen dat ook in het geval van geschil eerst betaald moet worden: u mag niet zomaar opschorten als u het niet eens bent met de aan u voorgeschotelde afrekening.

Fraude

Tenslotte ligt fraude ook nog op de loer. Onlangs kwam een paar maal in het nieuws dat (werknemers in dienst van) ver-huurders hebben gesjoemeld met het aanbesteden van werkzaamheden en het kunstmatig verhogen van facturen door onderaannemers. Vastgoedbelegger IVG claimt 2,8 miljoen euro in verband met georganiseerde fraude met schijnfacturen en te hoge rekeningen van onderaannemers. Vanwege de vermeende malversaties is de verhuurder in februari 2012 een bodemprocedure begonnen tegen 38 natuurlijke en rechtspersonen. De voormalig technisch manager van IVG heeft met hen samengespannen om door middel van tussenrekeningen nog een flink graantje mee te pikken. In december 2010 deed de rechtbank uitspraak in een vergelijkbare case waarbij een technisch manager van verhuurder Delta Lloyd voor zo’n 4,5 miljoen euro buit had gemaakt door rekeningen stelselmatig te verhogen.

Aanbevelingen

In de eerste plaats is het belangrijk om al voordat men een huurcontract ondertekent duidelijkheid te verkrijgen over welke diensten er verleend worden (en nodig zijn), de wijze waarop en de frequentie waarmee. Maar ook hoe het verdeeld en afgerekend wordt en binnen welke termijnen. Zorg vervolgens dat u expliciet in de overeenkomst opneemt op welke wijze u invloed heeft op de te leveren diensten, eventuele aanpassingen daarop en inzage in de (wijze van) afrekening en dat u desgewenst de boeken kunt controleren. Zijn de aan u voorgestelde voorschotbedragen wel realistisch? Een goede inschatting vooraf voorkomt pijnlijke verassingen die mogelijk jaren later pas naar boven komen. Vraag bij een bestaand pand bijvoorbeeld de afrekening servicekosten van de laatste 3 jaar op. Ten slotte is het aan te raden om stelselmatig de servicekostenafrekening grondig te (laten) controleren. In 80% van de gevallen blijkt u meer te betalen dan wat u verschuldigd bent.

Over de auteurs

Leon van Leersum FRICS is partner bij Redept en adviseert (uitsluitend) gebruikers van vastgoed over huisvestingszaken.

Sebastiaan Vierkant is adviseur bij Alea Company en helpt huurders met het structureel verlagen van servicekosten.

Marius Rijntjes is advocaat bij M2 Advocaten en onder andere gespecialiseerd in huurrecht.

U gebruikt een verouderde browser van Internet Explorer die niet meer wordt ondersteund. Voor optimale prestaties raden wij u aan om een nieuwere browser te downloaden. Hiervoor verwijzen wij u door naar:

browsehappy.com sluiten